Preparar el merchandising de una feria o congreso consiste en decidir tres cosas con antelación: qué se entrega, a quién se entrega cada cosa y cuándo se encarga para llegar con margen. En Jover & Soes lo trabajamos cada temporada de eventos desde nuestro taller de Barcelona, y la conclusión es siempre la misma: los stands que mejor funcionan no son los que más regalan, sino los que reparten con criterio.
Una feria es de los pocos escenarios donde tu marca compite físicamente, pasillo con pasillo, contra decenas de competidores a la vez. Y el merchandising es una parte enorme de esa batalla: es lo que el visitante se lleva en la mano, lo que pasea por el recinto haciendo de valla publicitaria andante y lo que aparece en su mesa la semana siguiente, cuando repasa a quién conoció. Por eso nos duele ver cada año el mismo patrón: empresas que invierten miles de euros en el stand y deciden el merchandising la última semana, con lo que haya.
Esta guía es la que nos gustaría que leyeran todos nuestros clientes antes de su próxima feria: el criterio para elegir qué llevar, la regla del reparto en tres niveles que recomendamos siempre, y la checklist completa de preparación, marcable, para que no se escape nada. Y un aviso de calendario que va por delante: la fecha de una feria no se mueve, así que el margen lo pones tú; si el evento está ya encima, nuestro servicio de merchandising urgente existe para esos casos.
Qué merchandising funciona en una feria: los 4 imprescindibles
No todo el catálogo tiene sentido en un evento. En feria mandan tres cualidades: que se transporte bien, que se use durante el propio evento o justo después, y que la marca quede visible mientras tanto. Con ese filtro, estas son las cuatro familias que recomendamos siempre:
Lanyards personalizados
El artículo de feria por excelencia: si el evento usa acreditaciones, cada cuello del recinto es un soporte publicitario. Nuestro consejo de taller: el lanyard funciona tanto para tu propio equipo y tus invitados como patrocinando el del congreso entero, que es la jugada de máxima visibilidad.
Máxima visibilidadTodo el recintoBolsas y tote bags
La bolsa resuelve un problema real del visitante (cargar con todo lo que recoge) y a cambio pasea tu logo por los pasillos durante horas. Es el regalo con mejor relación coste-visibilidad del evento: quien reparte la mejor bolsa de la feria, aparece en las fotos de todos los demás stands.
Utilidad inmediataSerigrafíaTextil para el equipo del stand
El uniforme del equipo es merchandising que trabaja para ti: identifica quién atiende, proyecta imagen de empresa ordenada y sale en todas las fotos del evento. Para polos y camisetas de evento, serigrafía o bordado según la gama; lo importante es que todo el equipo vaya igual y bien marcado.
Imagen de equipoBordadoBolígrafos y regalo de mostrador
El clásico de mostrador que nunca falla: barato de repartir en volumen, útil al instante (en una feria se apunta todo) y con vida larga después. Complementa bien con tecnología personalizada para las visitas cualificadas, como veremos en la regla del reparto.
VolumenTampografíaConsejo de taller: antes de cerrar la lista, revisa qué técnica pide cada artículo en nuestra guía de técnicas de marcaje: en feria el logo se ve de cerca y en mano, así que el acabado importa más que nunca. Un marcaje mediocre repartido a cientos de personas es publicidad en contra.
La regla del reparto: no todo el mundo recibe lo mismo
El error más caro que vemos en ferias no es elegir mal el producto: es repartirlo sin criterio. Regalar lo bueno a todo el que pasa agota el presupuesto a media mañana; regalar lo básico a un cliente potencial serio desaprovecha la visita del año. Nuestra recomendación, probada campaña tras campaña, es preparar tres niveles y tenerlos físicamente separados en el stand:
Para todo el que pasa
Bolígrafo, caramelo de marca o similar: coste unitario mínimo, volumen alto y cero dudas al entregarlo. Su función es que nadie se vaya del stand con las manos vacías y que la marca circule.
Para quien conversa
Bolsa, cuaderno o artículo intermedio, reservado a quien se para de verdad: deja una conversación y un contacto. Es el nivel que más trabaja después de la feria, sobre la mesa del visitante.
Para las visitas clave
Pocas unidades y buenas: tecnología grabada, botella térmica o un pequeño pack, entregado en mano por un responsable a clientes actuales y oportunidades serias. Aquí el regalo es parte de la reunión.
Consejo de taller: comunica los niveles a todo el equipo del stand antes de abrir puertas, con una regla clara de quién puede entregar el nivel 3. Lo vemos cada año: sin esa instrucción, el regalo bueno vuela la primera mañana con las personas equivocadas.
La checklist de taller: todo lo que hay que dejar cerrado
Esta es la lista que repasamos con nuestros clientes antes de cada evento. Puedes marcar cada punto aquí mismo a medida que lo tengas resuelto:
Consejo de taller: el punto que más se salta todo el mundo es la revisión del pedido días antes. Recepcionarlo la víspera funciona el 95% de las veces; la checklist existe para el 5% restante, que es justo cuando ya no hay margen de reacción.
El calendario de una feria no negocia: encarga con la fecha en la mano
Con la campaña de Navidad al menos puedes retrasar la entrega unos días; con una feria, no. El evento abre cuando abre, y todo lo que no esté marcado, revisado y en el recinto ese día, no existe. Por eso nuestra recomendación es encargar el merchandising en el mismo momento en que se confirma la asistencia al evento, aunque falten meses: el pedido se produce con calma, tú te olvidas de esa parte, y el margen queda para lo que de verdad se decide tarde (diseños del stand, agenda de reuniones, equipo). Y si aun así el evento te ha pillado con el calendario encima, cuéntanoslo cuanto antes: en pedidos urgentes confirmamos viabilidad y fecha antes de que te comprometas, y con una feria de por medio esa honestidad vale doble.
Prepara el merchandising de tu próxima feria con taller propio
Cuéntanos qué evento tienes, cuánta gente esperas y con qué presupuesto trabajas: te proponemos el reparto en tres niveles, las técnicas de marcaje adecuadas y la fecha de entrega confirmada antes de empezar.
Pedir presupuesto para mi evento Consultar por WhatsAppPreguntas frecuentes sobre merchandising para ferias
¿Qué merchandising funciona mejor en una feria o congreso?
El que se transporta bien, se usa durante el propio evento y mantiene la marca visible: lanyards si hay acreditaciones, bolsas para cargar el material del recinto, textil para identificar al equipo del stand y bolígrafos como regalo de mostrador. La combinación exacta depende del tipo de evento y del perfil del visitante, pero esas cuatro familias son la base de casi cualquier stand que funciona.
¿Cuántas unidades de merchandising hay que llevar a una feria?
Depende de la previsión de visitantes del evento, del tamaño del stand y de cómo se organice el reparto. La forma correcta de calcularlo no es una cifra fija, sino partir de la previsión de asistencia que facilita el organizador y repartirla entre los tres niveles de regalo: mucho volumen del básico, cantidad intermedia del cualificado y pocas unidades del VIP, con una reserva para no quedarse sin nada el último día.
¿Con cuánta antelación hay que encargar el merchandising de un evento?
La mejor práctica es encargarlo en cuanto se confirma la asistencia a la feria, aunque falten meses: la fecha del evento no se mueve, y encargar pronto permite elegir producto con calma, revisar muestras y recibir el pedido con días de margen para revisarlo. Si el evento ya está cerca, la alternativa es tratarlo como pedido urgente, con la viabilidad y la fecha confirmadas antes de comprometerse.
¿Conviene regalar lo mismo a todos los visitantes del stand?
No, y es el error más caro de las ferias. Lo recomendable es preparar tres niveles de regalo: uno masivo para cualquier visitante, uno intermedio para quien se para a conversar y deja un contacto, y uno selecto que solo entregan los responsables a clientes y oportunidades serias. Así el presupuesto rinde el evento completo y el regalo bueno llega a quien de verdad importa.
¿Qué se hace con el merchandising que sobra después de la feria?
Nunca tirarlo ni dejarlo olvidado en una caja: el sobrante inventariado es material para las visitas comerciales del resto del año, para el siguiente evento o para acompañar el seguimiento de los contactos conseguidos en la feria. Un regalo que llega la semana siguiente con un mensaje de agradecimiento alarga la vida del evento mucho más allá del recinto.